Los eventos deportivos pueden ser organizados por organismos nacionales tales como clubes, asociaciones, federaciones, instituciones educativas o empresas.
En la planeación de eventos deportivos y recreativos, se debe tener en cuenta el tiempo que tomará poner en marcha el proyecto, la duración del evento, la cantidad de participantes involucrados, los escenarios y sobre todo la rentabilidad económica y social que representen.
Campeonatos y Torneos
En los eventos competitivos podemos resaltar los campeonatos y torneos, que deben contar con un reglamento especificando muy claramente el sistema de juego y todo lo relacionado con faltas y sanciones, teniendo además bien organizado temas como inscripciones y premiación.
Se busca integrar a los participantes de manera grupal o individual, y sobre todo aprovechar la instancia para formar y desarrollar valores a través de la práctica deportiva.
Se debe tener en cuenta la organización de equipos y delegados, dar información oportuna sobre fechas y horarios de las jornadas. Es muy importante realizar una buena escogencia del cuerpo de jueces y cuerpo arbitral para las distintas instancias de competición.
Cubrir todos los detalles
Los organizadores deben hacer un esfuerzo importante para que el evento deportivo se desarrolle con orden y brillantez, respetando correctamente las ceremonias protocolarias relacionadas con deportistas, directivos y autoridades que participan, así como con los símbolos que se utilizan en dichas celebraciones.
Quienes trabajen en la organización del evento, lo deben hacer a través de diferentes comités, con funciones específicas y bien establecidas previamente en un organigrama.
Comité organizador
Es el comité encargado de organizar el evento, desde la planeación hasta la ejecución, hacer el cronograma y programa, además de coordinar y supervisar a los otros comités.
Es el comité encargado de organizar el evento, desde la planeación hasta la ejecución, hacer el cronograma y programa, además de coordinar y supervisar a los otros comités.
Comité financiero
Es el encargado de realizar el presupuesto, el manejo de dinero y rendición de cuentas, así como de la comercialización y toda gestión ante empresas.
Es el encargado de realizar el presupuesto, el manejo de dinero y rendición de cuentas, así como de la comercialización y toda gestión ante empresas.
Comité de comunicaciones
Trabaja en la difusión, promoción y venta, es el encargado de las relaciones públicas con los medios de comunicación, prensa y radio especialmente.
Trabaja en la difusión, promoción y venta, es el encargado de las relaciones públicas con los medios de comunicación, prensa y radio especialmente.
Comité técnico
Trabaja en la programación, fechas, horarios, y en todos los aspectos técnicos, y de implementación.
Trabaja en la programación, fechas, horarios, y en todos los aspectos técnicos, y de implementación.
Olimpiadas y Mundiales
El acontecimiento deportivo por excelencia son las Olimpiadas, y de los más populares a nivel internacional, el Mundial de fútbol.
Estos eventos deportivos se caracterizan por su relativa corta duración en la celebración, respecto al tiempo que requiere su organización y planeamiento, que puede durar años y hasta ser de vital importancia para la entidad organizadora, la ciudad o país sede, además del impacto social y económico que puede llegar a lograr su celebración.
Los Juegos Olímpicos y Mundiales tienen un impacto considerable a nivel económico, político, social, y urbanístico de la ciudad sede, pasando a ser un elemento de relevancia histórica en la comunidad organizadora.
Las Olimpiadas, evento de 15 días de duración, conlleva un proceso de organización que se inicia unos 11 años antes de la celebración del mismo, con la preparación y presentación de la candidatura al Comité Olímpico Internacional.
Durante este tiempo el número de trabajadores varía, teniendo un crecimiento exponencial en la fase previa a la celebración y durante la celebración misma.
Desde el momento de la nominación hasta el día de la ceremonia de inauguración, se llevan a cabo las fases de planificación y organización. Los 15 días de celebración de los Juegos corresponden a la fase de implementación del evento, luego del cual siguen las fases de cierre, liquidación y evaluación de impacto.
Mega Eventos Deportivos
Entre los aspectos beneficiosos para las ciudades sede de estos mega eventos está la generación de trabajo, construcción de nuevas instalaciones, así como la mejora de la imagen de la localidad en general.
La organización de actividades y eventos deportivos atrae además gran cantidad de visitantes que representan ingresos económicos muy considerables.
La organización de actividades y eventos deportivos atrae además gran cantidad de visitantes que representan ingresos económicos muy considerables.
Esto sin dudas ayuda en la regeneración urbana de la ciudad, en su aspecto estético y en su desarrollo económico, así como también a nivel social, incentivando y alentando a la participación deportiva, a las relaciones sociales, y a prácticas más saludables en el estilo de vida.
COMITÉ ORGANIZADOR
INTEGRACIÓN DE COMITÉS
La integración de comités corresponde a la etapa dinámica en el proceso de Integración.
Se deberá siempre evaluar objetivamente a los candidatos para obtener el mejor resultado de cada uno de ellos. Sujetos al tipo de reunión, magnitud, destino, duración, tipo de evento y programas que lo integran se determinará el tamaño del comité organizador.
Es un factor primordial para el éxito del evento y de su coordinación dependerá el desarrollo de la reunión. Todos los detalles deben planearse con anticipación y cada comité deberá enfocarse en llevar a cabo su objetivo y en coordinarse con los otros comités a fin de lograr que la reunión se lleve a cabo sin problemas, detalles o contratiempos.
Clasificación de comités.
Comité organizador: de acuerdo a lo planeado en la organización se designará la presidencia, vicepresidencia ejecutiva, finanzas, presidente de comité, gerente de subcomité.
Comité de honor: estos solo se realizan por compromiso, por el prestigio que tienen esas personas o para conseguir facilidades para el evento, pero por lo general no desempeñan un papel en la organización del evento.
Comité de finanzas: manejará todo el aspecto económico.
Comité de programa: se encarga de organizar e informar la serie de actividades que se llevarán a cabo.
Comité de publicidad: su objetivo es promover la asistencia y difusión del evento tanto en el lugar de origen como en el destino y otros puntos importantes.
Comité de alojamiento: su función es lograr que los participantes cuenten con una habitación de acuerdo a sus necesidades.
Comité de festejos: tiene a su cargo la celebración de actividades artísticas, recreativas o culturales de los eventos sociales de la convención.
Comité de registro: su función es lograr que el registro de los participantes sea fácil, correcto, cómodo y rápido.
Comité de recepción y hospitalidad: su papel será el de anfitrión de los asistentes en todos los eventos de la reunión.
Comité de transporte: se encarga del traslado e información de los detalles del viaje.
Comité de exposición: realizará los trámites para la obtención del espacio para las exhibiciones y la información de los detalles a los expositores.
Comité de servicios generales: verificará los detalles de los servicios para llevar a cabo los eventos.
Comité de ornato y rotulación: se encarga de los anuncios, rótulos y decoración de los eventos.
Funciones y obligaciones de cada comité.
El comité organizador es un organismo de trabajo y de acción, es el que ejecutará y pondrá en movimiento el plan elaborado con anticipación.
Presidencia: es ocupada por los más altos ejecutivos de la empresa u organización con amplios conocimientos administrativos y experiencia en este tipo de eventos. Atiende las decisiones respecto a la integración de su equipo de trabajo.
Vicepresidente ejecutivo: llamado también coordinador general, fungirá como OPR, debido a su experiencia es contratado externa y temporalmente para dirigir y tomar la responsabilidad de organizar las reuniones, de modo que se informará de su contratación al presidente y al comité organizador del evento.
Vicepresidente de finanzas: también llamado tesorero o contralor, debe tener amplios conocimientos de finanzas y contabilidad para realizar el control financiero, ingresos, egresos y saber coordinarse con los otros miembros del comité organizador.
Presidente de comité: llamado gerente o vicepresidente, es una persona cuya habilidad, experiencia y capacidad, le permiten ejercer exitosamente las responsabilidades que asume cada comité, la integración de esos comités debe ser prerrogativa del OPR.
Gerentes de subcomité: es el encargado de atender áreas específicas, pero interrelacionadas dentro del funciograma del comité correspondiente. La designación es hecha por el responsable de cada comité.
Coordinación de comités.
Es fundamental la buena coordinación de los comités para alcanzar todos los objetivos, para el logro de los mismos, la comunicación será fundamental. Para este fin se deben programar en fechas predeterminadas las reuniones generales a las cuales deberán asistir los responsables de cada comité para llevar a cabo una orden del día elaborando minutas e informes de progreso.
Las reuniones deben tener las siguientes condiciones:
Elaborar un calendario de juntas con fecha, hora, lugar y objetivo y distribuirlo entre todos los involucrados. Las reuniones deben ser estrictamente de trabajo y no desviarse en otros asuntos. Proveer café y refrescos o Coffee break. Considerar el equipo necesario: proyector, rotafolio, plumones, hojas, lápices, etc. No permitir personas extrañas al fin. Aconsejable una secretaria o una grabadora. Determinación de los objetivos del evento.
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